Sistematično arhiviranje pomembnih dokumentov preprečuje izgubo ključnih podatkov in ščiti papir pred propadanjem zaradi vlage, svetlobe ter prahu.
Izbira materialov: Fizikalne lastnosti arhivskega kartona
Navadne kartonske škatle niso primerne za dolgotrajno shranjevanje dokumentov. Vsebujejo namreč kislino in lignin, ki čez čas povzročata rumenjenje in krhkost papirja. Za varno arhiviranje morate izbrati brezkislinske škatle s pH-vrednostjo med 7,5 in 8,5, ki delujejo kot bazični ščit pred zunanjimi vplivi. Pomembna je tudi mehanska zaščita. Škatla mora imeti tesno prilegajoč se pokrov, ki preprečuje vdor kisika, prahu in UV-žarkov, saj ti pospešujejo fotokemično razgradnjo črnila in celuloznih vlaken.
Priprava dokumentov pred vlaganjem
Preden papirje položite v škatlo, jih morate fizikalno in kemično pripraviti na dolgotrajno mirovanje:
- Odstranjevanje kovinskih delov: Sponke in bucikice iz navadnih kovin pod vplivom zračne vlage rjavijo. Oksidacija povzroči rjave madeže, ki nepovratno uničijo strukturo papirja. Vse kovinske sponke zamenjajte s plastičnimi ali pa liste ločite z upognjenimi trakovi brezkislinskega papirja.
- Čiščenje površine: S prstnih odtisov se na papir prenašajo naravne maščobe in kisline. Pred arhiviranjem liste nežno obrišite s suho mikrokrpo ali mehkim čopičem, da odstranite prah in organske delce.
- Izravnava vlaken: Prepognjeni ali zmečkani listi imajo oslabljeno strukturo na pregibih. Dokumente pred vlaganjem poravnajte, saj se pod lastno težo v škatli lahko trajno deformirajo ali pretrgajo.
Sistem razvrščanja in indeksiranja
Da bi arhiv deloval učinkovito, mora struktura slediti jasnemu zaporedju. Dokumente razdelite v kategorije, kot so nepremičnine, zdravstveni kartoni, finance in osebni dokumenti. Vsako skupino vstavite v svojo brezkislinsko mapo. Mape v škatlo zložite navpično. Navpično vlaganje preprečuje prekomeren pritisk na spodnje liste, kar bi povzročilo sprijemanje črnila pod vplivom toplote in teže. Vsako mapo opremite z jasno čitljivo nalepko na vrhu, na notranjo stran pokrova škatle pa prilepite kazalo vsebine z datumi zadnje posodobitve.
Nadzor nad mikroklimo v prostoru za shranjevanje
Tudi najboljša arhivska škatla ne more zaščititi vsebine pred neustreznimi okoljskimi pogoji. Optimalna temperatura za shranjevanje papirja je med 15 in 20 stopinjami Celzija, relativna vlažnost zraka pa mora biti stabilna med 30 % in 50 %. Previsoka vlažnost spodbuja razvoj plesni in glivic, ki se hranijo s celulozo, medtem ko prenizka vlažnost povzroči, da papir postane krhek in lomljiv. Škatle nikoli ne postavljajte neposredno na tla ali ob zunanje stene, kjer prihaja do nihanja temperature in kondenzacije vlage. Idealno mesto je suha omara v bivalnem delu hiše.
