කාර්යාලීය සහ නිවසේ ලේඛන කළමනාකරණය විධිමත් කිරීමේදී ස්කෑනරයක් සහිත වර්ණ ලේසර් මුද්‍රණ යන්ත්‍රයක් අත්‍යවශ්‍ය මෙවලමකි. භෞතික කඩදාසි ඩිජිටල් ගොනු බවට පරිවර්තනය කිරීමේදී නිවැරදි තාක්ෂණය සහ ක්‍රමවේදයන් භාවිතා කිරීමෙන් කාලය මෙන්ම ගොනු වල ගුණාත්මකභාවයද ඉතිරි කර ගත හැක.
ඔප්ටිකල් විභේදනය සහ පික්සල් තාක්ෂණය
පරිලෝකන ක්‍රියාවලියේ මූලික පදනම වන්නේ ආලෝකය සංවේදක මඟින් විද්‍යුත් සංඥා බවට පරිවර්තනය කිරීමයි. මෙහිදී DPI (Dots Per Inch) අගය වැදගත් වේ. සාමාන්‍ය පෙළ ලේඛන සඳහා DPI 300 ක අගයක් ප්‍රමාණවත් වන අතර, ඡායාරූප හෝ සියුම් රූප සටහන් සඳහා DPI 600 හෝ ඊට වැඩි අගයක් අවශ්‍ය වේ. ඉහළ DPI අගයකින් පරිලෝකනය කිරීමේදී ගොනුවේ ප්‍රමාණය විශාල වන බැවින්, අවශ්‍යතාවය අනුව නිවැරදි විභේදනය තෝරා ගැනීම වැදගත් වේ.
වේගවත් පරිලෝකනය සඳහා ADF තාක්ෂණය
බහු පිටු සහිත ලේඛන පරිලෝකනය කිරීමේදී ස්වයංක්‍රීය ලේඛන පෝෂකය (ADF - Automatic Document Feeder) භාවිතය ඉතා පහසු වේ. මෙහිදී කඩදාසි එකින් එක අතින් තැබීම වෙනුවට, පිටු තොගයම එකවර පෝෂකයට ඇතුළත් කළ හැක. ද්විත්ව මුද්‍රිත පිටු සඳහා 'Duplex Scanning' පහසුකම ඇති උපාංග මඟින් කඩදාසියේ දෙපැත්තම එකවර පරිලෝකනය කර කාලය ඉතිරි කරයි.
ගොනු ආකෘති සහ වර්ණ සැකසුම් තෝරාගැනීම
පරිලෝකනය කරන ලද ලේඛනය සුරැකීමේදී නිවැරදි ගොනු ආකෘතිය (File Format) තෝරාගත යුතුය. පෙළ ලේඛන සඳහා PDF ආකෘතිය වඩාත් සුදුසු වන අතර, පින්තූර සඳහා JPEG හෝ PNG ආකෘති භාවිතා වේ. කළු සහ සුදු ලේඛන සඳහා 'Grayscale' හෝ 'Monochrome' සැකසුම භාවිතා කිරීමෙන් ගොනුවේ ප්‍රමාණය අවම කරගත හැකි අතර, වර්ණ ලේඛන සඳහා 'Color' සැකසුම තෝරාගත යුතුය.
OCR තාක්ෂණය මඟින් පෙළ සංස්කරණය කිරීම
පරිලෝකනය කරන ලද පින්තූරයක ඇති අකුරු, සංස්කරණය කළ හැකි පෙළ බවට පත් කිරීමට OCR (Optical Character Recognition) තාක්ෂණය උපකාරී වේ. මෙමඟින් පරිලෝකනය කළ PDF ගොනුවක ඇති වචන සෙවීමට සහ ඒවා වෙනස් කිරීමට පරිශීලකයාට හැකියාව ලැබෙන අතර, මෙය ලේඛන ගොනුගත කිරීමේදී ඉතා වැදගත් වේ.
ස්කෑනර් වීදුරුව නඩත්තු කිරීම
පරිලෝකනයේ ගුණාත්මකභාවය රැකගැනීම සඳහා ස්කෑනරයේ වීදුරු මතුපිට පිරිසිදුව තබාගත යුතුය. දූවිලි, ඇඟිලි සලකුණු හෝ තීන්ත පැල්ලම් නිසා පරිලෝකනය කරන ලද ගොනු වල අනවශ්‍ය ඉරි හෝ ලප ඇතිවිය හැක. මේ සඳහා මෘදු මයික්‍රෝෆයිබර් රෙදි කැබැල්ලක් සහ වීදුරු පිරිසිදු කරන ද්‍රව්‍යයක් ඉතා සුළු ප්‍රමාණයෙන් භාවිතා කර මතුපිට පිසදැමිය යුතුය.
