ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවර (binders) භාවිතයෙන් කාර්යාලීය හෝ නිවසේ ලේඛන ක්‍රමවත්ව සංවිධානය කිරීම මඟින් කාලය ඉතිරි කරගත හැකි අතර ලිපිගොනු විනාශ වීමෙන් වළක්වා ගත හැකිය. මෙම ලිපියෙන් ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවරයක ලේඛන ආරක්ෂිතව සහ පහසුවෙන් සොයාගත හැකි පරිදි ගබඩා කරන්නේ කෙසේද යන්න පිළිබඳ භෞතික සහ රසායනික විද්‍යාත්මක කරුණු ඇසුරින් සාකච්ඡා කෙරේ.
ප්ලාස්ටික් සහ කඩදාසි අතර භෞතික අන්තර්ක්‍රියාව
ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවර සාමාන්‍යයෙන් පොලිප්‍රොපිලීන් (Polypropylene - PP) හෝ පොලිවයිනයිල් ක්ලෝරයිඩ් (PVC) වැනි බහුඅවයවික (polymers) වලින් නිෂ්පාදනය කෙරේ. මෙහිදී ස්ථිතික විද්‍යුතය (static electricity) ප්‍රධාන භූමිකාවක් ඉටු කරයි. ප්ලාස්ටික් මතුපිට සහ කඩදාසි අතර ඇති වන ඝර්ෂණය නිසා ස්ථිතික විද්‍යුත් ආරෝපණ නිර්මාණය වේ. මෙම ආරෝපණ මඟින් අවට ඇති දූවිලි අංශු දැඩි ලෙස ආකර්ෂණය කර ගනී. දූවිලිවල අඩංගු ක්ෂුද්‍ර සිලිකා අංශු මඟින් කාලයත් සමඟ ලිපිගොනුවල ඇති තීන්ත සීරීමට ලක් විය හැකිය. එබැවින්, ලිපිගොනු ඇතුළත් කිරීමට පෙර ප්ලාස්ටික් කවර ඇන්ටි-ස්ටැටික් (anti-static) රෙදි කඩකින් පිසදැමීම සුදුසුය.
ලෝහ කොටස් ඉවත් කිරීමේ වැදගත්කම
බොහෝ දෙනෙක් ලිපිගොනු එකට තබා ගැනීමට ලෝහමය කටු (staples) හෝ පින් (paper clips) භාවිත කරති. නමුත්, වාතයේ පවතින ජල වාෂ්ප සහ ඔක්සිජන් සමඟ මෙම ලෝහ ප්‍රතික්‍රියා කර මලකඩ (iron oxide) සාදයි. මෙම මලකඩ කඩදාසි කෙඳි (cellulose fibers) තුළට කාන්දු වී කඩදාසිය දිරාපත් වීමට හා කහ පැහැති ලප ඇති වීමට හේතු වේ. එබැවින්, ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවරයක බහාලීමට පෙර සියලුම ලෝහමය කොටස් ප්‍රවේශමෙන් ඉවත් කළ යුතුය. ඒ වෙනුවට, ප්ලාස්ටික් වලින් සාදන ලද ක්ලිප්ස් හෝ අම්ල-රහිත ප්ලාස්ටික් ෆෝල්ඩර භාවිත කිරීම වඩාත් සුදුසුය.
කාලානුක්‍රමික වර්ගීකරණය සහ වර්ණ කේත ක්‍රමය
සාර්ථක ලේඛන කළමනාකරණයක මූලධර්මය වන්නේ නිවැරදි වර්ගීකරණයයි. මුලින්ම ඔබගේ සියලුම ලේඛන කාණ්ඩ (උදාහරණ ලෙස: මූල්‍ය, සෞඛ්‍ය, අධ්‍යාපන, සහ නීතිමය ලේඛන) අනුව වෙන් කරන්න. ඉන්පසු, සෑම කාණ්ඩයක්ම දිනය අනුව පැරණිතම ලේඛනයේ සිට අලුත්ම ලේඛනය දක්වා (chronological order) පෙළගස්වන්න. මෙලෙස පෙළගැස්වීමෙන් නිශ්චිත ලේඛනයක් සෙවීමේදී ගතවන කාලය අවම වේ. ලේඛන වෙන්කර හඳුනා ගැනීම සඳහා විවිධ වර්ණවලින් යුත් ප්ලාස්ටික් දර්ශක (colored index dividers) භාවිත කළ හැකිය. වර්ණ කේතකරණය මඟින් මොළයට දෘශ්‍යමය වශයෙන් දත්ත ඉක්මනින් සැකසීමට උපකාරී වේ.
වළලු යාන්ත්‍රණය (Ring Mechanism) සහ කඩදාසි සිදුරු කිරීමේ ක්‍රමවේදය
ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවරවල බොහෝ විට ලෝහමය වළලු (D-ring හෝ O-ring) යාන්ත්‍රණයක් අඩංගු වේ. මෙහිදී D-ring යාන්ත්‍රණය වඩාත් උසස් වන්නේ එය කඩදාසි ඒකාකාරීව තබා ගැනීමටත්, කඩදාසිවල දාර නැමීම වැළැක්වීමටත් උපකාරී වන බැවිනි. කඩදාසි සිදුරු කිරීමේදී (punching) නිවැරදි සිදුරු කටු (hole puncher) භාවිත කළ යුතුය. වැරදි ලෙස සිදුරු කරන ලද කඩදාසි වළලු අතර චලනය වීමේදී ඉරී යාමට ලක් වේ. සිදුරු කරන ලද දාර ශක්තිමත් කිරීම සඳහා ස්වයං-ඇලවුම් සිදුරු ශක්තිමත් කිරීමේ මුදු (reinforcement rings) භාවිත කිරීමෙන් කඩදාසි ඉරී යාම සම්පූර්ණයෙන්ම වළක්වා ගත හැකිය.
ලේබල් කිරීමේ විද්‍යාව
ෆයිල් කවරයක පිටත සහ ඇතුළත දර්ශක ලේබල් කිරීමේදී භාවිත කරන ක්‍රමය ඉතා වැදගත්ය. සාමාන්‍ය තීන්ත (water-based ink) සහිත පෑන් භාවිත කිරීමෙන් තෙතමනය නිසා තීන්ත පැතිරී යා හැකිය. එබැවින්, ස්ථිර වර්ණක සහිත (pigment-based waterproof ink) පෑන් හෝ මුද්‍රිත ලේබල් භාවිත කළ යුතුය. ලේබලය ඇලවීමේදී ප්ලාස්ටික් මතුපිට ඇති තෙල් ස්වභාවය හෝ දූවිලි පිසදමා පිරිසිදු මතුපිටක ඇලවිය යුතුය. එමඟින් ලේබලය දිගුකාලීනව නොගැලවී පවතී.
ගබඩා කිරීමේ පාරිසරික සාධක සහ නඩත්තුව
ප්ලාස්ටික් ෆයිල් කවර ගබඩා කරන ස්ථානයේ පරිසරය ලේඛනවල ආයු කාලය තීරණය කරයි. ප්ලාස්ටික් කවර කිසිවිටකත් තිරස් අතට එක මත එක ගොඩගසා නොතැබිය යුතුය. එසේ කිරීමෙන් ඇතිවන අධික පීඩනය නිසා ප්ලාස්ටික් මතුපිට රත් වී කඩදාසිවල ඇති තීන්ත සමඟ රසායනිකව බද්ධ වී ඇලීමේ අවදානමක් ඇත (ink transfer). එබැවින්, සෑම විටම ෆයිල් කවර සිරස් අතට රාක්ක මත තැබිය යුතුය. තවද, සෙල්සියස් අංශක 20 ක පමණ ස්ථාවර උෂ්ණත්වයක් සහ 50% ක සාපේක්ෂ තෙතමනයක් සහිත අඳුරු වියලි ස්ථානයක ගබඩා කිරීමෙන් කඩදාසි කහ වීම සහ ප්ලාස්ටික් දිරාපත් වීම වළක්වා ගත හැකිය.
නිතිපතා නඩත්තු කිරීම සහ ලිපිගොනු විගණනය
සෑම මාස හයකට වරක්ම ඔබගේ ලිපිගොනු පද්ධතිය සමාලෝචනය කිරීම හෝ විගණනය කිරීම අත්‍යවශ්‍ය වේ. කාලයත් සමඟ වලංගු භාවය අවසන් වන ලේඛන (උදාහරණ ලෙස පරණ බිල්පත් හෝ රිසිට්පත්) ඉවත් කිරීම මඟින් ෆයිල් කවරයේ ඉඩ ඉතිරි වන අතර අනවශ්‍ය බර අඩු වේ. ප්ලාස්ටික් කවර විවිධ රසායනික ද්‍රව්‍යවලට සංවේදී විය හැකි බැවින්, ඒවා පිරිසිදු කිරීමේදී මෘදු සබන් දියරක් සහ ජලය පමණක් භාවිත කළ යුතුය. කිසිවිටකත් ඇල්කොහොල් (isopropyl alcohol) හෝ වෙනත් ද්‍රාවක (solvents) භාවිත නොකළ යුතුය, මන්ද ඒවායින් ප්ලාස්ටික් මතුපිට වියැකී යාමට හෝ ඉරිතැලීමට ලක් විය හැකිය.
